Rechtliches

Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Saleo OS Anwendung ist:

Saleo Property Management GmbH
Holunderweg 12
65207 Wiesbaden
Deutschland

E-Mail: legal@saleo-pm.de
Allgemein: info@saleo-pm.de

Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie in unserem Impressum.

2. Allgemeine Hinweise

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website saleo-pm.de sowie für die Saleo OS Anwendung (Web- und iOS-App).

Hosting in der EU

Alle Kernsysteme werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben (Deutschland und Irland). Wir achten beim Einsatz externer Dienstleister auf DSGVO-konforme Verarbeitung und schließen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge ab.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z.B. für KI-Funktionen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Nutzung der Anwendung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (z.B. IT-Sicherheit)

3. Datenerhebung auf unserer Website

Server-Logdateien

Bei Aufruf dieser Website werden automatisch technische Daten erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs der Website verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Daten werden nach Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Cookies

Unsere Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Diese sind erforderlich, um grundlegende Funktionen der Website zu gewährleisten. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG). Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit deaktivieren.

4. Datenverarbeitung in der Saleo OS Anwendung

Die Saleo OS Anwendung ist eine Software zur Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Wir verarbeiten hierbei folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Zugangs- und Nutzungsdaten

• E-Mail-Adresse
• Passwort (ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert)
• Rolle (Verwalter, Eigentümer, Mieter)
• Login-Zeitpunkte und verwendete Geräte (IT-Sicherheit)

Objekt- und Einheitendaten

• Adresse der Liegenschaft
• Einheiten-Nummern, Größen, Aufteilungsquoten
• Zuordnung von Eigentümern und Mietern zu Einheiten

Finanz- und Abrechnungsdaten

• Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne
• Zahlungsverpflichtungen und -eingänge
• Ggf. Bankverbindungen (nur mit Ihrer Einwilligung)

Dokumente und Kommunikation

• Protokolle, Beschlüsse, Verträge
• Nachrichten zwischen Nutzern innerhalb der Plattform
• Meldungen zu Mängeln, Anfragen

Zweck der Verarbeitung: Erbringung unserer Dienstleistung zur WEG-Verwaltung, Erfüllung der vertraglichen Pflichten der Hausverwaltung gegenüber den Eigentümern sowie gesetzlicher Pflichten nach WEG.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Nutzerdaten werden während der aktiven Nutzung gespeichert und nach Vertragsende gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. 10 Jahre für Abrechnungsunterlagen nach HGB/AO) archiviert oder gelöscht.

5. Eingesetzte Dienste und Dienstleister

Für den Betrieb unserer Plattform setzen wir folgende externe Dienstleister ein. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Supabase (Datenbank und Authentifizierung)

Anbieter

Supabase, Inc.

Region

eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland)

Zweck

Datenbankhaltung, Nutzerauthentifizierung, Dateispeicherung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Vercel (Hosting)

Anbieter

Vercel Inc.

Region

Frankfurt (EU)

Zweck

Hosting der Webanwendung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO

Resend (E-Mail-Versand)

Anbieter

Resend (Drittland USA, SCC abgeschlossen)

Region

eu-west-1 (Dublin, Irland)

Zweck

Versand von Transaktions-E-Mails

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Upstash (Caching)

Anbieter

Upstash Inc.

Region

eu-west-1 (Frankfurt, Deutschland)

Zweck

Temporäre Zwischenspeicherung zur Performance-Optimierung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Sentry (Fehlerprotokollierung)

Anbieter

Functional Software, Inc.

Region

de.sentry.io (EU)

Zweck

Erfassung technischer Fehler zur Systemstabilität

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

6. Einsatz von KI (Saleo Brain)

Die Saleo OS Anwendung verfügt über eine optionale KI-Funktion namens Saleo Brain, die auf Wunsch bei der Analyse von Dokumenten, Beschlussvorlagen und Kommunikation unterstützt.

Anbieter

Anthropic PBC (USA)

Modell

Claude (mit Zero Data Retention)

Datenübertragung

Nur nach ausdrücklicher Einwilligung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Zero Data Retention (ZDR): Anthropic speichert die an die KI übermittelten Daten nicht, verwendet sie nicht zu Trainingszwecken und löscht sie unmittelbar nach der Antwortgenerierung.

Widerrufsrecht: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Kontoeinstellungen unter „Datenschutz" widerrufen. Der Widerruf wirkt sich nur auf zukünftige Nutzungen aus.

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte uns gegenüber:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – welche Daten wir über Sie verarbeiten
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden"
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – maschinenlesbarer Export
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen bestimmte Verarbeitungen
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an legal@saleo-pm.de. In der Saleo OS Anwendung finden Sie unter „Einstellungen → Datenschutz" zusätzliche Self-Service-Funktionen zum Datenexport und zur Kontolöschung.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.